چگونه یک بررسی عملکرد عالی انجام دهیم؟

در سال های اخیر انتقادات زیادی به نوع ارزیابی عملکرد کارکنان وارد شده است. سیستم فعلی ارزیابی کارکنان منبع ناامید کننده ای, هم برای مدیران و هم برای کارکنان آنها است. با این وجود، اکثریت قریب به اتفاق کارگران فکر میکنند که ارزیابی عملکردشان به آنها برای بهبود انگیزه‌ای نمیدهد. ارزیابی عملکرد سالانه همچنان کاربردی است. با این حال، کسب‌ وکارهای موفق، آن را تنها به عنوان بخشی از یک استراتژی عملکرد وسیع‌تر میشناسند.

بحث در مورد عملکرد میتواند چالش برانگیز باشد، صرف نظر از اینکه آیا در حال انجام یک بررسی سالانه، بررسی سه ماهه، یا بررسی هفتگی هستید. این مسئولیت مدیر است که محیطی مساعد برای روحیه بالا و بهره وری بالا ایجاد کند. با این حال، بحث در مورد این تجربه از انجام آن آسان‌تر است.

بررسی عملکرد چیست؟

بررسی عملکرد بحثی است بین یک مدیر کارآفرین و یک کارمند در مورد اینکه چگونه کار دومی روی شغل اولی تأثیر گذاشته و رشد کرده است. این یک بخش اساسی از رویکرد جامع برای مدیریت عملکرد کارکنان است. از لحاظ تاریخی، ارزیابی های سالانه با توجه به ارزش کار سال های گذشته انجام می‌شود. بررسی عملکرد کارکنان در کسب و کارهای امروزی باید به صورت فصلی یا ماهانه و با نگاهی به آینده انجام شود.

هدف واقعی از بررسی عملکرد کارکنان

گفت و گو بین مدیر و کارمند بسیار مهم است زیرا کارمند باید به اندازه مدیر درگیر باشد. بررسی عملکرد کارکنان, برای ایجاد راه حل های سریع نیست. اگر موضوعی نیاز به توجه سریع دارد، نباید منتظر ارزیابی باشید. در عوض، بررسی عملکرد از این جهت انجام می شود تا به مدیران و کارکنان فرصتی بدهد تا تلاش‌های خود را همسو کنند و تعیین کنند که چگونه عملکرد را به حداکثر برسانند. در نتیجه، بررسی عملکرد به شما امکان می دهد با کارمندان خود برای دستیابی به اهداف زیر همکاری کنید:

• انتظارات، استانداردها و قوانین را تدوین و بازنگری کنید.
• کارکنان را از هرگونه رفتاری که نیاز به بهبود یا اصلاح دارد، آگاه کنید.
• نقاط قوت و ضعف ناشناخته قبلی را پیدا کنید.
• برای آینده کارمندان برنامه ریزی کنید.
• کارمند خود را بهتر بشناسید.
• این پیام را به کارمند برسانید که هم از نظر شخصی و هم از نظر حرفه ای به آنها اهمیت میدهید.

مزایای بررسی عملکرد, برای کارکنان شما

بسیاری از کارمندان مشتاقانه منتظر بررسی عملکرد و دریافت بازخورد هستند. آنها از این فرصت برای دریافت بازخورد سازنده در مورد چگونگی بهبود عملکرد خود لذت می برند.

این جلسه فرصتی را برای یک کارمند فراهم می کند تا:

• خودش را بشناسد و به خودش پاداش دهد.
• از قبل برنامه‌ریزی کند و اهدافی را تعیین کند که در پیشرفت شغلی اش تاثیر دارد.
• تعیین قسمت‌هایی از کار خود که جای پیشرفت دارد.
• کمک‌هایی که احتمالاً می‌تواند ارائه دهد را متوجه شود.
• انتقادهایی که از او می‌شود را حل کند.
• همچنین در مورد کار خود اطمینان خاطر پیدا کند.

چگونه یک بررسی کارآمد از عملکرد کارکنان داشته باشیم؟

سعی کنید از روش های توصیه شده در زیر استفاده کنید تا اطمینان خاطر پیدا کنید که بررسی های عملکرد را به نحو احسن انجام می دهید.

کارکنان باید بازخورد منظم و غیررسمی دریافت کنند

در حالی که ارزیابی عملکرد معمولا چندین بار در سال برگزار می شود، انتقادها نباید تنها در این دوره‌ها انجام شود. هنگام ارائه این نظرات غیررسمی، موارد زیر را در نظر داشته باشید:

در طول سال ارزیابی های ثابتی داشته باشید

اگر کارکنان در طول سال بازخورد منظمی دریافت کرده باشند، روند بررسی سالانه راحت‌تر پیش خواهد رفت. ارزیابی عملکرد را به یکباره به افراد خود منتقل نکنید. نباید برای اولین بار این ارزیابی به آنها منتقل شود که عملکردشان از شما پایین تر است.

نحوه عملکرد هر یک از کارکنان را پیگیری کنید

سوابق عملکرد کارمندان را به طور مداوم ثبت کنید, حتی اگر این بررسی‌ها به صورت رسمی برنامه ریزی نشده باشد. کارکنان باید در کل بازه زمانی, ارزیابی کاملی از عملکرد خود داشته باشند. وقتی نوبت به ارزیابی کارمندان می رسد، بسیاری از مدیران این ارزیابی‌ها را صرفاً بر اساس اتفاقاتی که هفته های قبل از زمان تعیین شده روی می‌دهند, انجام می‌دهند. مدیران باید به یادداشت برداری و سازماندهی نکته هایشان توجه کنند.

نخبه‌ها را نباید نادیده گرفت

بیایید وانمود کنیم که به مشکلات و کارمندانی که به خوبی دیگران کار نمی کنند توجه می کنید. در این صورت، شانس بزرگی برای نشان دادن قدردانی خود از افرادی که به شکل‌گیری فرهنگ نوآوری و خلاقیت شرکت کمک کرده‌اند، می‌دهید. درست است که به اندازه سایر کارگران به نظارت نیاز ندارند اما اگر گهگاه مورد تایید قرار نگیرند، ممکن است اشتیاق یا انگیزه خود را از دست بدهند.

در بحث بررسی عملکرد، شفافیت الزامی است

نگرانی در مورد موضوع بررسی عملکرد, طبیعی است. یکی از راه‌های کاهش این نگرانی، مشارکت دادن سریع کارکنان در این فرآیند است. هر کارمند باید با مدیر خود برای ایجاد یک دستور کار مختصر، یکپارچه و مشترک که اهداف اصلی جلسه را مشخص می کند، کار کند. هیچ کدام نباید از شرایط ناآگاه باشند. شرایط توافق باید برای هر دو طرف روشن باشد.

بررسی عملکرد کارکنان، باید به صورت بی‌طرفانه انجام شود

امروزه مجموعه ای از اطلاعات در دسترس ما است. ما امروزه مجموعه‌ای از اطلاعات را در اختیار داریم. بررسی عملکرد, دیگر مانند گذشته سلیقه‌ای نیست. مدیران باید آماده ی به اشتراک گذاشتن اطلاعات جمع آوری شده از طیف گسترده ای از منابع از جمله تمجیدهای اخیر، بازخورد 360 درجه، رتبه بندی بررسی استعدادها، یادداشت های یک به یک، پیشرفت هدف و موارد دیگر باشند.

اهداف کارکنان، معیارهای عملکرد و توسعه خودتان را همسو کنید

سازمان ها باید الزامات عملکرد را به طور موثر به مدیران و کارکنان انتقال دهند تا همه بدانند که از آنها چه انتظاراتی دارند. مدیریت و کارکنان می توانند از معیارهای عملکردی مشخصی بهره مند شوند اگر بتوانند:

• تأثیر آنها را ارزیابی کنند.
• شرایط موفقیت خود را مشخص کنند.
• کارآیی این برنامه ها را نشان دهند.
• حرکت بعدی خود را مشخص کنند.

معیارهای عملکرد و رتبه بندی همیشه به راحتی قابل بحث یا درک نیستند. مدیران باید با ارائه زمینه کیفی اضافی (مانند پیشرفت هدف یا بازخورد 360) به داده های کمی جمع آوری شده در مورد عملکرد کارکنان، نقش مترجم را ایفا کنند. به منظور قابل هضم تر کردن ارزیابی عملکرد برای کارکنان خود، طرز فکر مدیران باید مانند یک مربی باشد. مدیران می‌توانند منبع حمایت عاطفی باشند، زیرا تیم‌های خود را از تمرکز بر موارد منفی دور نگه می‌دارند و در عوض به نکات مثبت تکیه می‌کنند و زمینه را برای بهبود فراهم می‌کنند. هر بحثی در مورد عملکرد یک کارمند فرصتی است تا آنها را بهتر بشناسیم، به آنها فرصت بیان بدهیم و آنها را در مسیر درست هدایت کنیم.