مدیران ممکن است به دلایل مختلفی از سرزنش کردن کارکنانشان اجتناب کنند. آیا مشاهده کرده اید که کارمندان خوب شما، هر هفته زمانی را صرف رفع اشتباهات یک کارمند ضعیف میکنند؟ یا شاید شما در حال ضرر کردن هستید؛ چراکه یک کارمند به اندازه کافی و مناسب به مشتریان شما خدمات نمیدهد. مشکلاتی از این قبیل بسیار در وهله اول بسیار ناخوشایند هستند. گفتگو با کارمندانی که سطح کاری شان را بالا نمیبرند، میتواند ناراحت کننده و چالش برانگیز باشد. به عنوان یک کارآفرین، احتمال این مشکل وجود دارد که تیمی ضعیف داشته باشید. حال امکان دارد در خارج از محل کار، متوجه شوید که آنها را دوست هم دارید؛ اما با این حال، شما نمیتوانید آنها را در تیم کاری تان نگه دارید، مگر اینکه تغییر قابل توجهی در “سوادِ کاری” آنها ایجاد شود.
یک “تیم ضعیف”، چه تعریفی دارد؟
وقتی خروجی یک تیم کمتر از انتظارات ما باشد، میگوییم که عملکرد ضعیفی دارند. صرف نظر از موارد خاص، اقدامات زیر غالباً نشان دهنده عملکرد ضعیف تیمی است:
- بی توجهی به انجام مسئولیتها در حد لازم.
- رفتارهایی که مُخل، منفی و یا غیرقابل قبول هستند.
- کاهش در پیروی از پروتکلها و سیاستهای تعیین شده شرکت.
برای ماندن در تجارت، یک شرکت نیاز دارد که “کارکنان مولد” داشته باشد. در مقابل، افراد کم دستاورد خطرات متعددی را برای هر کسب و کاری به همراه دارند.
- کاهش خروجی: تیمی که وظایف خود را به درستی انجام نمیدهد، نمیتواند نتایج مورد نیاز را انجام دهد. کار ناقصی که دیر هم ارسال شود، حتماً در شرایط کاری گروه های دیگر اختلال ایجاد میکند.
- کاهش کیفیت کار: زمانیکه کارمندان به درستی تلاش نمیکنند، بدیهی است که کیفیت کار کاهش می یابد. حال این امر بر شهرت شرکت نزد مشتریان و سهام داران تأثیر منفی و جدی میگذارد.
- اخلاق و احساسات ضعیف: احساسات منفی ناشی از عملکرد ضعیف یک فرد در محیط کار، روحیه کار گروهی کارکنان را کم میکند. عملکرد کارکنان در محل کار، گاهی اوقات نوسان دارد؛ اما عملکرد ضعیف مداوم، باید جدی گرفته شود. کارآفرینان باید اعضای ضعیف را شناسایی کرده و به “امور کاری” آنها رسیدگی کنند.
تیم خلاق
تکنیکهای کارآفرینان، برای مقابله با تیمهایی که عملکرد ضعیفی دارند
ناکارآمدی، یک مشکل گسترده در تمام سطوح سازمانها است؛ که هر یک از موارد، متفاوت از دیگری است. اگر برنامه‌ای برای مقابله با این نوع مسائل دارید، میتوانید از اختلال در تیم خود جلوگیری کنید. موارد زیر را میتوان برای بهبود عملکرد عمومی کارکنان در محیط کار انجام داد:
قبول کن که مشکل داری!
به وقایع و نشانه هایی که میتواند نشان دهنده مشکل در عملکردها باشد توجه کنید. احساس ناامیدی و بی علاقگی اغلب با عملکرد پایین و کم همراه است. برخی از شاخصهای عملکرد ضعیف عبارتند از:
- دوری از تعهدات شرکتی و وظایف
- کاهش بهره وری و کیفیت کار
- تأخیر و یا غیبتی که مکرر و مداوم رخ دهد
- منفی گرایی یا رفتار غیرحرفه ای در محیط کار
- عدم ارتباط و صحبت با همکاران
اگر کارمندی ضعیف عمل میکند، بلافاصله اقدامات اصلاحی را آغاز کنید. اولین قدم این است که بخش های خاصی را که در آن اشتباهی صورت گرفته، آسیب دیده و یا انتظارات را برآورده نکرده را به درستی ثبت و ضبط کنید؛ و همچنین هر گونه رفتار مشکل‌ساز که متوجه آن شده‌اید، میتواند در این ثبت بسیار مهم تلقی شود. گام بعدی این است که به کارمند خود نزدیک شوید و درخواست یک جلسه انفرادی، برای بحث و شنیدن نظرات کارمند را داشته باشید.
همکاری تیمی
مطمئن شوید که همه میدانند چه انتظاری دارند
به عنوان یک کارآفرین، ضروری است با این سوال شروع کنید که، آیا هر کارمند میداند چه انتظاری از آنها میرود یا خیر؟ توصیه عموم کارشناسان در این حوزه این است که، یک دوره آزمایشی برای استخدام‌های جدید ایجاد کنید و از آن زمان برای نظارت دقیق بر کاکنان خود استفاده کنید. با انجام چنین اقداماتی، میتوانید به کارگران خود نشان دهید که، انتظار عملکردی بالایی دارید و در مقابل کسانی که کوتاهی و یا کم کاری میکنند، سریعاً اقدام خواهید کرد. مربی کسب و کار در چنین شرایطی بسیار مفید است. اگر کارگران اهداف و مقاصد روشنی داشته باشند، میتوانند برای مدت طولانی از “اشتباه در انجام کار” اجتناب کنند.
به رسمیت شناختن موفقیت های افراد در یک تیم با عملکرد عالی، نیز به همان اندازه مهم است. کارکنانی که به خاطر انجام یک کار خوب از آنها به طور عمومی تشکر یا قدردانی میشود، با انرژی بیشتری به کار خود ادامه میدهند، یا حتی سطح عملکردی خود را شکل قابل توجهی افزایش میدهند.
ارائه بازخورد برای مدیریت ضعیف
نظارت مستمر و انتقاد سازنده، ابزاری ضروری برای پیشگیری و اصلاح عملکرد ضعیف هر کارآفرین و یا مدیر است. هنگامیکه زیرساخت مناسب وجود داشته باشد، مدیریت بسیار کمتر به دردسر میافتد. حال این امر را میتوان با اجرای برنامه های ارزیابی، قابلیت سنجی و آزمایشی به اجرا درآورد. ایجاد فضایی که در آن کارکنان در ارائه انتقاد احساس امنیت کنند، در محیط کسب و کار امری حیاتی است. تعریف و تمجید روزانه از کارمند برتر در مقابل همکارانش، از کارهای مثبت یک مدیر است؛ اما مهم است بدانید که مسائل و انتقادات باید پشت درهای بسته مطرح شود. “حفظ شخصیت فرد” و البته “سازنده بودن” انتقادات به کارکنان در مورد عملکرد ضعیف بسیار ضروری است. شما میتوانید در شرایطی، اقدامات زیر را در پاسخ به عملکرد ضعیف انجام دهید.
- مشکل و دلایل خود را با کارمندتان، به شیوه ای همسطح در میان بگذارید و از نگاه بالا به پایین پرهیز کنید.
- احساساتی نشوید؛ در عوض، روی واقعیتهای کاری موجود تمرکز کنید.
- مشخص کنید که در نتیجه اقدامات فرد خاطی و یا کم کار، چه اتفاقاتی رخ داده است.
- به او آموزش دهید که چه انتظاری از یک کارمند در جایگاه او دارید.
- در مورد افکار کارمند خود، ارزیابی عملکرد، و همچنین مشکلاتی که ممکن است داشته باشد، بیشتر پرسش کنید.
- هر کاری که برای کمک به وی لازم است را انجام دهید، چه کوچینگ کردن باشد و یا کمک های دیگر.
تیم تجاری در اتاق جلسه نشسته است
اهداف راهبردی شرکت را با تیمتان بوجود بیاورید
اهداف راهبردی که به صورت جمعی ترسیم میشوند را، با “تیم نخبگان” خود تنظیم کنید. هنگام تعیین اهداف، دریافت نظرات آنها بسیار مهم است. از تیم خود بپرسید که چگونه کارمندان در سطوح مختلف میتوانند رشد بهتری داشته باشند، و چه تواناییهای جدیدی را در نظر دارند که به دست بیاورند. این نوع از مشارکت کردن را همواره تشویق کنید، و میبینید که کارکنان شما مایل خواهند بود که ساعات بیشتری برای شما کار کنند و برای برتری در کار تلاش کنند. هنگامیکه در مورد یک هدف تصمیم گرفتید، پیشرفت کسب و کار خود را زیر نظر داشته باشید. اطمینان حاصل کنید، هر کاری که از کارکنان خود میخواهید انجام دهند را، در تاریخ مقرر تحویل بگیرید. بهترین کارآفرینان از تیمهای خود پاسخگویی بیشتری میخواهند. کارکنان یک شرکت میتوانند، به شکل قابل توجهی از وجود یک مدیر کاربلد و باانصاف سود ببرند.